Kako voditi klijente bez Excela i WhatsAppa

Excel i WhatsApp nisu loši alati. Samo nisu napravljeni za vođenje dvadeset ljudi kroz trening i prehranu. Evo kako posložiti posao da ti administracija ne jede večeri.

Zašto tablice i poruke prestanu raditi

Na početku je sve pregledno. Imaš nekoliko klijenata, svakome pošalješ plan u PDF-u i dopisujete se na WhatsAppu. Problem nastane kad ih bude više, obično negdje nakon desetak klijenata:

• Plan je u jednoj datoteci, izmjene u drugoj, a klijent trenira po staroj verziji.
• Fotografije napretka su u razgovoru između poruke o terminu i glasovne poruke o bolu u koljenu.
• Ne sjećaš se tko je poslao mjere ovaj tjedan, a tko nije.
• Klijent ti piše u 23 sata na privatni broj, jer drugog kanala nema.
• Uplate provjeravaš po izvodu i sjećanju.

Ništa od toga nije pitanje truda. To je pitanje sustava: podaci o jednom klijentu žive na pet mjesta.

Pet znakova da je vrijeme za promjenu

• Barem jednom tjedno tražiš poruku, fotografiju ili datoteku dulje od par minuta.
• Klijent te pita koji mu je plan aktualan.
• Nedjeljom navečer prepisuješ mjere iz poruka u tablicu.
• Ne možeš bez razmišljanja reći tko ti ovaj mjesec još nije platio.
• Novog klijenta odgađaš jer nemaš vremena za još jedan plan.

Ako si se prepoznao u dvije ili više točaka, ne treba ti više discipline nego drugačiji način rada.

Što sve zapravo vodiš o jednom klijentu

Prije nego nešto promijeniš, popiši što pratiš. Kod većine trenera to je ovih sedam stvari:

1. početni podaci: cilj, ozljede, iskustvo
2. plan treninga i što je od njega odrađeno
3. plan prehrane i što je stvarno pojedeno
4. mjere i težina kroz vrijeme
5. fotografije napretka
6. poruke i dogovori
7. termini i uplate

Cilj je da svih sedam stoji uz jedan profil klijenta. Kad otvoriš Anu, vidiš Anu, a ne tražiš je po tri aplikacije.

Sustav u šest koraka

1. Jedan profil po klijentu

Sve što klijent pošalje i sve što mu ti daš treba biti na istom mjestu. To je temelj; bez njega ostali koraci ne pomažu.

2. Predlošci umjesto pisanja ispočetka

Većina tvojih planova dijeli istu osnovu. Složi tri do pet predložaka treninga (na primjer cijelo tijelo tri puta tjedno, gornji i donji dio, početnički plan za kuću) i prilagodi ih klijentu. Isto vrijedi za prehranu. Plan koji si pisao sat vremena sada prilagodiš za deset minuta.

3. Upitnik prije prvog plana

Ista pitanja postavljaš svakom novom klijentu. Neka ih ispuni sam, pisano, prije prvog razgovora. Primjer pitanja imaš u vodiču Upitnik za nove klijente.

4. Fiksni dan za check-in

Odredi jedan dan u tjednu kad svi klijenti šalju mjere, fotografije i kratak osvrt. Ti dan nakon toga pregledaš sve odjednom. Tako ne provjeravaš mobitel svaki dan čekajući tko će se javiti. Kako to izgleda u praksi, pročitaj u vodiču Tjedni check-in s klijentom.

5. Poruke na jednom mjestu i jasna pravila

Reci klijentima gdje ti pišu i kada odgovaraš, na primjer radnim danom do 20 sati. Klijenti to poštuju kad je rečeno na početku. Kad su poruke u istoj aplikaciji kao plan, vidiš i o čemu pričate.

6. Termini i uplate bez dopisivanja

Objavi slobodne termine i pusti klijente da ih sami rezerviraju. Za uplate vodi jednostavnu evidenciju: tko je platio, do kada vrijedi paket i koliko je treninga ostalo.

Kako prijeći bez kaosa

Najveća greška je prebaciti sve klijente u jednom danu. Radije ovako:

• Prvi tjedan: odaberi dvoje ili troje klijenata s kojima imaš dobar odnos. Unesi ih, složi planove i objasni im što se mijenja.
• Drugi tjedan: prođi s njima prvi check-in. Zapiši što im nije bilo jasno.
• Treći tjedan: prebaci ostale, po nekoliko dnevno. Svakom pošalji istu kratku uputu.

Novim klijentima stari način ni ne spominji. Njima je aplikacija jednostavno način na koji radiš.

Što ostaje na tebi

Aplikacija ne trenira klijenta i ne zna zašto je netko odustao u trećem tjednu. Ona ti samo oslobađa vrijeme koje si trošio na traženje, prepisivanje i podsjećanje. To vrijeme uloži u ono zbog čega te klijenti plaćaju: pregled napretka, prilagodbu plana i razgovor.

Kako to izgleda u TrackRiseu

U TrackRiseu svaki klijent ima profil na kojem su upitnik, plan treninga, plan prehrane, dnevnik hrane, check-inovi s mjerama i fotografijama, poruke i termini. Planove spremaš kao predloške. Klijent sve otvara na mobitelu, na hrvatskom, i vidi izmjenu čim je spremiš.

Ako želiš usporediti više alata prije odluke, pomoći će ti vodič Najbolja aplikacija za fitness trenere: kako odabrati.